Использование автомобиля в бухгалтерии

Возможности учета использования автомобиля в бухгалтерии
(Berücksichtigung der Eigennutzung von PKW — Fahrtenbuch oder Ein-Prozent- Methode?)

Налоговое бюро Кюне-Хрисанфова (Steuerberater) представляет Вашему вниманию цикл статей о налогообложении в Германии. Уже 15 лет мы оказываем весь спектр услуг, связанных с экономическими и налоговыми консультациями по открытию и по ведению бизнеса, и специализируемся в области оптимизации налоговых и экономических аспектов деятельности предприятий.

Предприятиям и свободным предпринимателям зачастую непросто принять решение, как лучше поступить с транспортным средством, которое используется ими как в рамках их коммерческой деятельности, так и в личных целях. Для этого существует три основных возможности учёта расходов, связанных с автомобилем, в Вашей бухгалтерии:
I. Автомобиль на балансе предприятия или лизинг.
Автомобиль приобретается из средств предприятия или берётся в лизинг. При приобретении автомобиля происходит возврат ндс, указанного в счёт-фактуре за автомобиль, в полном размере, даже если автомобиль приобретается в кредит. Расходами на автомобиль являются:

• Амортизация в случае приобретения автомобиля или лизинговые платежи в случае лизинга
• Налог на автомобиль и автомобильная страховка
• Расходы на топливо
• Расходы на ремонт
• Расходы на парковку / гараж
• Прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.

Штрафы, связанные с использованием автомобиля, не подлежат списанию.
Амортизация автомобиля.

Так как автомобиль находится на балансе предприятия амортизацию можно производить в течение 6 лет для новых автомобилей. Если автомобиль не новый, то срок списания соответственно уменьшается. Таким образом автомобиль списывается полностью не в год приобретения, а доходы предприятия уменьшаются ежегодно в размере 1/6 (для новых автомобилей) от стоимости автомобиля. Кроме того, на покупку транспортного средства малые и средние предприятия могут при наличии определенных условий делать накопительный фонд, уменьшающий доходы предприятия в годы, предшествующие покупке.

1. „Ein-Prozent- Methode“ — «Однопроцентное Правило»

Минимум 50% поездок производятся в интересах фирмы. В этом случае все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, автоматически являются расходами предприятия. Но т. к. налоговое ведомство (Finanzamt) исходит из того, что каждый автомобиль используется также в личных целях (это правило действует даже, если в семье есть ещё дополнительный автомобиль), он обязывает предприятие увеличивать налогооблагаемую базу на 1% от прейскурантной стоимости автомобиля ежемесячно. Так же с 1% от прейскурантной стоимости автомобиля рассчитывается НДС к оплате в налоговое ведомство.

Пример:

Стоимость (прейскурантная цена) автомобиля составляет 40.000 евро нетто. Таким образом, дополнительно 400 евро ежемесячно рассматриваются в качестве дохода и облагаются подоходным налогом в размере Вашей личной налоговой ставки. При этом не имеет значения, сколько на самом деле стоил автомобиль. Это касается не только новых автомобилей, но и бывших в употреблении, а также импортированных в Германию. Для расчета НДС также исходят ежемесячно из суммы в 400 евро, НДС составляет 19% или в данном примере 76 евро.

2. Fahrtenbuch — книга поездок

Автомобиль приобретается из средств предприятия, на него ведётся так называемый “Fahrtenbuch” (книга поездок). Это позволяет включать в налогооблагаемую базу лишь часть расходов, пропорционально приходящихся на его использование в личных целях. Так же этот метод используется, если автомобиль используется в интересах фирмы менее чем на 50%, но более чем на 10% от всех поездок. Если не ведется книга поездок и нет возможности доказать, что минимум 50% поездок происходят в интересах фирмы, то при проверке налоговая инспекция может произвести собственную оценку (Schätzung) и соответственно изменить суммы использования в личных целях (Privatentnahme).

Как вести книгу поездок?

В Fahrtenbuch обязательно указываются: дата, пункт назначения и маршрут поездки, показания пробега до и по окончании поездки, цель поездки и имена деловых партнёров (название фирм). Для частных поездок и проезда из дома на работу маршрут не указывается (только километраж). Fahrtenbuch является важным документом при проведении проверок со стороны налоговой инспекции. Соответственно должен вестись как можно более подробно и корректно.

II. Автомобиль не на балансе предприятия и использование автомобиля в деловых целях меньше чем 50%

30 Cent pro km — списание затрат на деловые поездки исходя из 30 центов за километр
В том случае, если автомобиль приобретается из личных средств предпринимателя, в расходы предприятия включаются паушально 30 центов за каждый километр, который автомобиль проехал в целях предприятия. Деловые поездки нужно документировать.

Рекомендации:

1. Автомобиль, как правило, имеет смысл брать на баланс предприятия, если он новый или имеет высокую стоимость и предприниматель сможет вернуть ндс (Vorsteuerabzug) от стоимости автомобиля или лизинговых платежей.
2. Для малых предприятий (Kleinunternehmen) и предприятий без возможности возмещения ндс или при покупке автомобиля в частном секторе без возможности возмещения ндс правило 30-центов за километр более эффективно.
3. «Ein-Prozent-Methode», как правило, выгоднее, если прейскурантная цена автомобиля при первом допуске к эксплуатации (Erstzulassung ) была сравнительно низкой, т. е. для малолитражных автомобилей.
4. Вести книгу поездок (Fahrtenbuch) имеет смысл, как правило, в том случае, если приобретается дорогой автомобиль, который лишь в небольшом объёме используется в личных целях.

Особое место занимают автомобили, предоставляемый в пользование работников. С точки зрения работодателя, такие автомобили используются на 100% в рамках деятельности предприятия, т. е. предприятие списывает все расходы по эксплуатации. Если не возможно доказать, что использование автомобиля в личных целях сотрудника исключено, то зарплата сотрудника увеличивается на сумму, соответствующую 1% от прейскурантной цены автомобиля.

Внимание.

Старые автомобили, находящиеся на балансе Вашего предприятия могут негативно отразиться на финансовом результате Вашей деятельности. Так как при вышеупомянутой «Ein-Prozent-Methode» за основу при расчетах всегда используют прейскурантную цену нового автомобиля, независимо от того, каков реальный возраст и цена Вашего конкретного автомобиля.

Например:

На балансе предприятия шестилетний полностью списанный автомобиль. Используется ежегодно 9.000 км в рамках деятельности предприятия и 6.000 км в личных целях. Прейскурантная цена составляла 25.000 Евро, расходы по обслуживанию 3.500 Евро.

В случае, если не ведется Fahrtenbuch, возникает необходимость декларировать частные поездки: 12 месяцев*1% от 25.000 Евро = 3.000 Евро и эта сумма увеличивает налогооблагаемую базу. Расходы по обслуживанию учитываются полностью. Общий результат: расходы от использования автомобиля – использование автомобиля в личных целях 3.500 – 3.000 = 500 Евро.

Если ведется книга поездок, то 60% (9.000 км/15.000 км) всех затрат на автомобиль подлежат списанию, что составляет 2.100 Евро. При ставке личного налогообложения в размере 35% налоговая экономия подоходного налога составляет 560 Евро, а экономия НДС на частное использование до 300 Евро. Кроме того общая сумма дохода предприятия может влиять и на сумму медицинской страховки.

Если все же нет желания вести книгу поездок, то можно перенять автомобиль в частную собственность по его актуальной стоимости и учитывать потом все деловые поездки исходя из 30 центов за километр. (Это возможно только, если использование автомобиля в деловых целях меньше чем 50%) При 9.000 километрах в рамках деятельности предприятия можно уменьшить прибыль предприятия на сумму 2.700 Евро. Но к сожалению, учет НДС к возврату в этом случае ограничен только на те затраты, которые однозначно относятся к деловым поездкам.

Как мы видим, каждый из описанных методов имеет свои преимущества и только исходя из индивидуальной ситуации возможно найти оптимальное решение для каждого отдельного случая. Эта статья даёт общий обзор проблемы, но выступление на журнальных страницах не может заменить помощи и консультации специалистов. Наши бюро расположены регионе Рейн-Майн: во Франкфурте и в Крифтеле. Мы с удовольствием проконсультируем Вас по всем интересующим Вас налоговым и экономическим вопросам. Для записи на консультацию обращайтесь пожалуйста по телефону 069 4305 9555. Налоговое бюро Кюне-Хрисанфова (Steuerberaterin).